Положение об обработке и защите персональных данных
1. Общие положения
1.1. Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» N 149-ФЗ от 27.07.2006 года, Федеральным законом «О персональных данных» N 152-ФЗ от 27.07.2006 года и другими определяющими случаи и особенности обработки персональных данных нормативно-правовыми актами.
1.2. Персональные данные – любая информация, относящаяся к определённому или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
1.3. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
1.4. Персональные данные обучающихся, воспитанников – информация, необходимая Колледжу в связи с отношениями, возникающими между обучающимся, его родителями (законными представителями) и Колледжем.
1.5. Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
1.6. Распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определённому кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно – телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.
1.7. Использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.
1.8. Общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
1.9. К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством и настоящим Положением, относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников:
1.9.1. паспортные данные работника;
1.9.2. ИНН;
1.9.3. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
1.9.4. копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
1.9.5. копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
1.9.6. анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу или в процессе работы (в том числе – автобиография, сведения о семейном положении работника, перемене фамилии, наличии детей и иждивенцев);
1.9.7. документы о возрасте малолетних детей и месте их обучения;
1.9.8. документы о состоянии здоровья (сведения об инвалидности, о беременности и т.п.);
1.9.9.Сведения о наличии/отсутствии судимости;
1.9.10. иные документы, которые с учетом специфики работы и в соответствии с законодательством Российской Федерации должны быть предъявлены работником при заключении трудового договора или в период его действия (включая медицинские заключения, предъявляемые работником при прохождении обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров);
1.9.11. трудовой договор;
1.9.12. копии приказов о приеме, переводах, увольнении, премировании, поощрениях и взысканиях;
1.9.13. личная карточка по форме Т-2;
1.9.14. заявления, объяснительные и служебные записки работника;
1.9.15. документы о прохождении работником аттестации, повышения квалификации;
1.9.16. иные документы, содержащие сведения о работнике, нахождение которых в личном деле работника необходимо для документального оформления трудовых правоотношений с работником (включая приговоры суда о запрете заниматься педагогической деятельностью или занимать руководящие должности).
1.10. К персональным данным обучающихся, получаемым Колледжем и подлежащим хранению в Колледже в порядке, предусмотренном действующим законодательством и настоящим Положением, относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах обучающихся:
1.10.1. документы, удостоверяющие личность обучающегося (паспорт);
1.10.2. документы о месте проживания;
1.10.3. паспортные данные родителей (законных представителей) обучающегося;
1.10.4. документы о получении образования, необходимого для поступления;
1.10.5. полис медицинского страхования;
1.10.6. документы о состоянии здоровья (сведения об инвалидности, о наличии хронических заболеваний, медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для обучения образовательном учреждении конкретного вида и типа, о возможности изучения предметов, представляющих повышенную опасность для здоровья и т.п.);
1.10.7. документы, подтверждающие права на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством;
1.10.8. иные документы, содержащие персональные данные (в том числе сведения, необходимые для предоставления обучающемуся гарантий и компенсаций, установленных действующим законодательством).
2 Основные условия проведения обработки персональных данных
2.1. Колледж определяет объем, содержание обрабатываемых персональных данных работников и обучающихся, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом РФ «Об образовании в Российской Федерации» и иными федеральными законами.
2.2. Обработка персональных данных работников осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, а также обеспечения личной безопасности работников, сохранности имущества, контроля количества и качества выполняемой работы.
2.3. Все персональные данные работника предоставляются работником, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работодатель обязан заранее уведомить об этом работника и получить его письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
2.4. Все персональные данные несовершеннолетнего обучающегося в возрасте до 14 лет (малолетнего) предоставляются его родителями (законными представителями). Если персональные данные обучающегося возможно получить только у третьей стороны, то родители (законные представители) обучающегося должны быть уведомлены об этом заранее. От них должно быть получено письменное согласие на получение персональных данных от третьей стороны. Родители (законные представители) обучающегося должны быть проинформированы о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.
Персональные данные несовершеннолетнего обучающегося в возрасте старше 14 лет предоставляются самим обучающимся с письменного согласия своих законных представителей - родителей, усыновителей или попечителя. Если персональные данные обучающегося возможно получить только у третьей стороны, то обучающийся, должен быть уведомлен об этом заранее. От него и его родителей (законных представителей) должно быть получено письменное согласие на получение персональных данных от третьей стороны. Обучающийся и его родители (законные представители) должны быть проинформированы о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.
2.5. Колледж не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника, обучающегося о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни без письменного согласия работника, обучающегося. Колледж не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника, обучающегося о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
2.6. Колледж вправе осуществлять сбор, передачу, уничтожение, хранение, использование информации о политических, религиозных, других убеждениях и частной жизни, а также информации, нарушающей тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений:
2.6.1. работника только с его письменного согласия или на основании судебного решения;
2.6.2. обучающегося только с его письменного согласия (согласия родителей (законных представителей) малолетнего несовершеннолетнего обучающегося) или на основании судебного решения.
3. Хранение и использование персональных данных
3.1. Персональные данные работников и обучающихся Колледжа хранятся на бумажных и электронных носителях, в специально предназначенных для этого помещениях.
3.2. В процессе хранения персональных данных работников и обучающихся Колледжа должны обеспечиваться:
3.2.1. требования нормативных документов, устанавливающих правила хранения конфиденциальных сведений;
3.2.2. сохранность имеющихся данных, ограничение доступа к ним, в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением;
3.2.3. контроль достоверности и полноты персональных данных, их регулярное обновление и внесение по мере необходимости соответствующих изменений.
3.3. Доступ к персональным данным работников и обучающихся Колледжа имеют:
3.3.1. директор;
3.3.2. заместитель директора (персональные данные только работников, находящихся в непосредственном подчинении, по направлению деятельности);
3.3.3. начальник ПЭО;
3.3.4. Зав. по воспитательной работе (персональные данные только работников, находящихся в непосредственном подчинении, по направлению деятельности);
3.3.5.Заведующий хозяйственной частью (персональные данные только работников, находящихся в непосредственном подчинении, по направлению деятельности);
3.3.6. социальный педагог;
3.3.7. главный бухгалтер;
3.3. бухгалтер (расчетной группы);
3.3.8. специалист по охране труда;
3.3.9. специалист по кадрам;
3.3.10. секретарь руководителя;
3.3.11. заведующий очным отделением;
3.3.12. заведующий заочным отделением;
3.3.13. библиотекарь, главный библиотекарь;
3.3.14. секретарь учебной части;
3.3.15. заведующий общежитием, паспортист;
3.3.16. техник-программист, главный программист;
3.3.17. секретарь приемной комиссии;
3.3.18. иные работники, определяемые приказом директора Колледжа в пределах своей компетенции.
3.4. Помимо лиц, указанных в п. 3.3. настоящего Положения, право доступа к персональным данным работников и обучающихся имеют только лица, уполномоченные действующим законодательством.
3.5. Лица, имеющие доступ к персональным данным обязаны использовать персональные данные работников и обучающихся лишь в целях, для которых они были предоставлены.
3.6. Ответственным за организацию и осуществление хранения персональных данных работников и обучающихся Колледжа является специалист по кадрам, в соответствии с приказом директора Колледжа.
3.7. Персональные данные работника отражаются в личной карточке работника (форма Т-2), которая заполняется после издания приказа о его приеме на работу. Личные карточки работников хранятся в специально оборудованных шкафах в алфавитном порядке.
3.8. Персональные данные обучающегося отражаются в его личном деле, которое заполняется после издания приказа о его зачисления в Колледж. Личные дела обучающихся хранятся в специально оборудованных шкафах.
4. Передача персональных данных
4.1. При передаче персональных данных работников и обучающихся Колледжа другим юридическим и физическим лицам Колледж должен соблюдать следующие требования:
4.1.1. Персональные данные работника (обучающегося) не могут быть сообщены третьей стороне без письменного согласия работника, обучающегося, родителей (законных представителей) несовершеннолетнего обучающегося, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (обучающегося), а также в случаях, установленных федеральным законом.
4.1.2. Лица, получающие персональные данные работника (обучающегося) должны предупреждаться о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены. Колледж должна требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
4.2. Передача персональных данных работника (обучающегося) его представителям может быть осуществлена в установленном действующим законодательством порядке только в том объеме, который необходим для выполнения указанными представителями их функций.
5. Права работников, обучающихся на обеспечение защиты персональных данных
5.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у Колледжа, работники, обучающиеся (родители (законные представители) несовершеннолетнего обучающегося), имеют право:
5.1.1. Получать полную информацию о своих персональных данных и их обработке.
5.1.2. Свободного бесплатного доступа к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Получение указанной информации о своих персональных данных возможно при личном обращении работника, обучающегося (для несовершеннолетнего – его родителей, законных представителей) – к ответственному за организацию и осуществление хранения персональных данных работников.
5.1.3. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований действующего законодательства.
Указанное требование должно быть оформлено письменным заявлением работника на имя директора Колледжа. При отказе директора Колледжа исключить или исправить персональные данные работника, обучающийся (родитель, законный представитель несовершеннолетнего обучающегося) имеет право заявить в письменном виде директору Колледжа о своем несогласии, с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник, обучающийся (родитель, законный представитель несовершеннолетнего обучающегося) имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
5.1.4. Требовать об извещении Колледжем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обучающегося обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.1.5. Обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействия Колледжа при обработке и защите его персональных данных.
6. Обязанности субъекта персональных данных по обеспечению достоверности его персональных данных
6.1. В целях обеспечения достоверности персональных данных работники обязаны:
6.1.1. При приеме на работу в Колледж представлять уполномоченным работникам Колледжа достоверные сведения о себе в порядке и объеме, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
6.1.2. В случае изменения персональных данных работника: фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные, сведения об образовании, состоянии здоровья (вследствие выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником его должностных, трудовых обязанностей и т.п.) сообщать об этом в течение 5 рабочих дней с даты их изменений.
6.2. В целях обеспечения достоверности персональных данных обучающиеся (родители, законные представители несовершеннолетних обучающихся) обязаны:
6.2.1. При приеме в Колледж представлять уполномоченным работникам Колледжа достоверные сведения о себе (своих несовершеннолетних детях).
6.2.2. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные несовершеннолетнего обучающегося старше 14 лет, он обязан в течение 10 дней сообщить об этом уполномоченному работнику Колледжа.
6.2.3. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные обучающегося, родители (законные представители) несовершеннолетнего обучающегося в возрасте до 14 лет обязаны в течение месяца сообщить об этом уполномоченному работнику Колледжа.
7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
7.1. Работники организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.